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办公室日常管理制度(办公室日常管理制度最新版

办公室日常管理制度最新版

办公室日常管理制度最新版

  一、办公室管理条例
  第一章 总则
  第一条 为加强公司管理,维护公司良好形象,特制定本规范,明确要求,规范行为,创造良好的企业文化氛围。
  第二章 细则
  第二条 服务规范:
  1.仪表:公司职员工应仪表整洁、大方;
  2.微笑服务:在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注释对方,微笑应答,切不可冒犯对方;
  3.用语:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;
  4.现场接待:遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间(包括午餐时间)办公室内应保证有人接待;
  5.电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录,严禁占用公司电话时间太长。
  第三条 办公秩序
  1.工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
  2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、总经理室)或通过公司内线电话联系,如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。
  3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。
  4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁,公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
  5.发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时,员工应立即向办公室报修,以便及时解决问题。
  第三章 责任
  本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行,违反此规定的人员,将给予50-100元的扣薪处理。
  二、办公室物资管理条例
  第一章 总则
  为使办公室物资管理合理化,满足工作需要,合理节约开支,特制订本规定,此规定的执行部门为办公室。
  第二章 物资分类
  1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
  2.低值易耗品:笔、纸、电池、订书钉、胶水等
  3.管制品:订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
  4.个人保管物品:个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资;
  5.实物资产:物资价格达300元以上,如:空调、计算机、摄像机、照相机。
  第三章 办公用品物资采购
  1.公司办公用品物资的采购,原则上由办公室统一购买,属特殊物资经办公室同意,可由申购部门自行购买。
  申购物品应填写物品申购单,300元以内物品申购交部门经理同意,办公室批准;300元以上(含300元)部门主管同意,办公室审核,总经理审批。
  2.物资采购由办公室指定专人负责,并采取以下方式:
  1)定点:公司定大型超市进行物品采购。
  2)定时:每月月初进行物品采购。
  3)定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。
  4)特殊物品:选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。
  第四章 物资领用管理
  1.公司根据物资分类,进行不同的领用方式:
  2.低值易耗品:直接向办公室物品保管人员签字领用
  3.管制品:直接向办公室物品保管人员签字领用
  4.贵重物品:根据专立文件的领用程度来领用
  5.实物资产:由办公室设立实物资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状
  第五章 公司物资借用
  1.凡借用公司办公器材,需填写物资借用单,并由部门主管签字认可
  2.借用物资超时未还的,办公室有责任督促归还
  3.借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿
  第六章 附则
  1.新进人员到职时有管理部门通知,向办公室领用办公物品;人员离职时,必须向办公室办理办公物品归还手续,未经办公室认可的,其它部门不得为其办理离职手续。
  2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
  3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同,经总经理批准颁行。
  三、传真使用管理办法
  (一)、总则:为加强公司传真使用管理,特制定本办法。
  (二)、使用范围
  1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。
  2.使用范围包括本地、国内、国际传真。
  (三)、传真的接收管理
  1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内,由收发员统一接收。
  2.传真件接收后,填写收件登记簿,并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存,业务部门留复印件。
  3.公司传真机应随时处地开机接由状态。
  (四)、传真的发送管理
  1.各部门和人员发送传真,由收发员统一发送;重要文件可由当事人亲自发送。
  2.传真发送,须经领导批准,填写发文登记簿表,并及时发送出去;因故不能发送,应及时通知有关当事人迅速另行处理。
  3.传真原件留存行政部。
  (五)、附则
  传真电话不能被占为普通电话使用,以免延误传真收发。
  四、公司值班管理条例
  一、总则:为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全,特制定本制度。
  二、管理体制
  1.员工值日:公司依据自身情况,设立公司或部门值日制度;
  2.部门主管值班:公司依据自身情况,设立公司部门主管值班制度。
  三、管理要点和内容
  (一).员工值日。
  1.目的:维护公司日常工作秩序,及时联络、处理事务;
  2.一般以工作时间为责任时间;
  3.值班要点:
  1).巡察办公场所保洁情况;
  2).电话记录、处理、转送;
  3).领导交办任务。
  (二).部门主管值班
  1.目的:以公司业务工作为主;
  2.一般以下班时间或节假日为值班时间;
  3.值班要点:
  1).接待下班后来客;
  2).处理未完成工作;
  3).处置下班后的突发、紧急事件;
  4).值班人员接打值班电话,应记录来电时间、单位、授话人、主要内容;
  5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容,提出处理意见;
  6).值班人员要按规定准确填写值班日志。
  四.值班规定
  1.遵守值班纪律,按时交接班,有事须先请假,以便安排临时代替人员;
  2.值班时坚守岗位,不得聚众打牌、看电视、嗑睡;
  3.在规定的时间做好防盗、防火等工作,尤其加强对重点部位的监管;
  4.接待来宾外松内紧、热情招呼,具有高度警惕性,善于鉴别来人意图,要守口如瓶,不能随便乱说;
  5.值班人员密切关注领导活动行踪,遇到紧急情况即能取得联系,须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处,以备应急需要;
  6. 遇到紧急事件,首先要冷静,敢于负责,一方面大胆采取应急措施,以免贻误;另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。
  五.接听值班电话应注意:
  1.礼貌相待:不论打进、接入,应主动通报公司名称、职务、姓名,如对方未通报,应客气询问清楚;
  2.使用语言文明,切忌粗声粗气;
  3.对重要或较长的电话内容,可请对方复述一遍;
  4.对要求打公司领导的电话,首先问清对方的单位名称、职务、姓名,然后婉转回答“请您稍等,我给您找一下”之类的话再处置;
  5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答;
  6. 除紧争情况随时报告外,一般将若干电话内容集中到一起,有条理地予以报告;
  7.加大节假日值班力量,由公司部门主管带班,征求下属中同意后排定值班表,印发各有关部门和人员;
  8.根据需要,可安排公司单身职工多兼值班工作,并给予适当的加班补贴。

办公室日常管理工作

办公室日常管理工作

办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
13 社会保险的投保、申领。
14 统计每月考勤并交财务做帐,留底。
15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
16. 接受其他临时工作.

直属部门:店内各部门
直属上级:各部门经理或主管
适用范围:店内各部门文员、一般工作人员

工作职责:
1. 打字处理工作
2. 信息的上传下达
3. 文件归档、保管
4. 工作记录
5. 来访客人通报及接待
6. 本工作区域清洁

主要工作:
1. 完成公司、部门交办的事项,追踪结果及时汇报
2. 完成日常的正常管辖范围内的工作
3. 接听电话做留言记录、讯息处理
4. 工作资料的保存、分类、归档、保管

辅助工作:
1. 顾客服务:解答顾客咨询,在不影响本职工作的情况下,带顾客到其要求的地点。对顾客询问不知的内容,主动帮助咨询相关的其它工作人员,直到问题解决
2. 节假日协助销售服务
3. 协助库存盘点工作
4. 与内外联络部门维持友好联系

另外你一些问好问题我可以简单解答:
1、工资待遇情况不同,外企一般4000左右,而其他中小型企业1500/2500上下
2、两者区别:一个直接面对消费群体有实际销售经验,适合乐于此型工作的人;另一个面对的是团队和合作伙伴,需要更强的团队协作精神,适合有美好向往的安定人群
3、发展前途:两者不同,营业员做好了可以成为区域负责人,当然日后仍旧是公司销售骨干负责大面积的回款和指标。文员做好了可以成为经理助理或者办公室负责人,这也是建立在对公司的忠诚和对业务的精干基础上的,相对稳定的基本工资是没问题,但奖金问题恐怕要看公司效益以及自己为人处事圆滑与否。完毕

办公室日常管理的内容

办公室日常管理的内容

  一、办公室管理条例
  第一章 总则
  第一条 为加强公司管理,维护公司良好形象,特制定本规范,明确要求,规范行为,创造良好的企业文化氛围。
  第二章 细则
  第二条 服务规范:
  1.仪表:公司职员工应仪表整洁、大方;
  2.微笑服务:在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合,应注释对方,微笑应答,切不可冒犯对方;
  3.用语:在任何场合应用语规范,语气温和,音量适中,严禁大声喧哗;
  4.现场接待:遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻,上班时间(包括午餐时间)办公室内应保证有人接待;
  5.电话接听:接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话作好接听记录,严禁占用公司电话时间太长。
  第三条 办公秩序
  1.工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
  2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行(大厅、会议室、接待室、总经理室)或通过公司内线电话联系,如需在个人工作区域内进行谈话的,时间一般不应超过三分钟(特殊情况除外)。
  3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。
  4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁,公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。
  5.发现办公设备(包括通讯、照明、影音、电脑等)损坏或发生故障时,员工应立即向办公室报修,以便及时解决问题。
  第三章 责任
  本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行,违反此规定的人员,将给予50-100元的扣薪处理。
  二、办公室物资管理条例
  第一章 总则
  为使办公室物资管理合理化,满足工作需要,合理节约开支,特制订本规定,此规定的执行部门为办公室。
  第二章 物资分类
  1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。
  2.低值易耗品:笔、纸、电池、订书钉、胶水等
  3.管制品:订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等
  4.个人保管物品:个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资;
  5.实物资产:物资价格达300元以上,如:空调、计算机、摄像机、照相机。
  第三章 办公用品物资采购
  1.公司办公用品物资的采购,原则上由办公室统一购买,属特殊物资经办公室同意,可由申购部门自行购买。
  申购物品应填写物品申购单,300元以内物品申购交部门经理同意,办公室批准;300元以上(含300元)部门主管同意,办公室审核,总经理审批。
  2.物资采购由办公室指定专人负责,并采取以下方式:
  1)定点:公司定大型超市进行物品采购。
  2)定时:每月月初进行物品采购。
  3)定量:动态调整,保证常备物资的库存合理性。
  4)特殊物品:选择多方厂家的产品进行比较,择优选用。
  第四章 物资领用管理
  1.公司根据物资分类,进行不同的领用方式:
  2.低值易耗品:直接向办公室物品保管人员签字领用
  3.管制品:直接向办公室物品保管人员签字领用
  4.贵重物品:根据专立文件的领用程度来领用
  5.实物资产:由办公室设立实物资产管理台帐,以准确记录固定资产的现状
  第五章 公司物资借用
  1.凡借用公司办公器材,需填写物资借用单,并由部门主管签字认可
  2.借用物资超时未还的,办公室有责任督促归还
  3.借用物资发生损坏或遗失的,视具体情况照价或折价赔偿
  第六章 附则
  1.新进人员到职时有管理部门通知,向办公室领用办公物品;人员离职时,必须向办公室办理办公物品归还手续,未经办公室认可的,其它部门不得为其办理离职手续。
  2.办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。
  3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同,经总经理批准颁行。
  三、传真使用管理办法
  (一)、总则:为加强公司传真使用管理,特制定本办法。
  (二)、使用范围
  1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。
  2.使用范围包括本地、国内、国际传真。
  (三)、传真的接收管理
  1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内,由收发员统一接收。
  2.传真件接收后,填写收件登记簿,并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存,业务部门留复印件。
  3.公司传真机应随时处地开机接由状态。
  (四)、传真的发送管理
  1.各部门和人员发送传真,由收发员统一发送;重要文件可由当事人亲自发送。
  2.传真发送,须经领导批准,填写发文登记簿表,并及时发送出去;因故不能发送,应及时通知有关当事人迅速另行处理。
  3.传真原件留存行政部。
  (五)、附则
  传真电话不能被占为普通电话使用,以免延误传真收发。
  四、公司值班管理条例
  一、总则:为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全,特制定本制度。
  二、管理体制
  1.员工值日:公司依据自身情况,设立公司或部门值日制度;
  2.部门主管值班:公司依据自身情况,设立公司部门主管值班制度。
  三、管理要点和内容
  (一).员工值日。
  1.目的:维护公司日常工作秩序,及时联络、处理事务;
  2.一般以工作时间为责任时间;
  3.值班要点:
  1).巡察办公场所保洁情况;
  2).电话记录、处理、转送;
  3).领导交办任务。
  (二).部门主管值班
  1.目的:以公司业务工作为主;
  2.一般以下班时间或节假日为值班时间;
  3.值班要点:
  1).接待下班后来客;
  2).处理未完成工作;
  3).处置下班后的突发、紧急事件;
  4).值班人员接打值班电话,应记录来电时间、单位、授话人、主要内容;
  5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容,提出处理意见;
  6).值班人员要按规定准确填写值班日志。
  四.值班规定
  1.遵守值班纪律,按时交接班,有事须先请假,以便安排临时代替人员;
  2.值班时坚守岗位,不得聚众打牌、看电视、嗑睡;
  3.在规定的时间做好防盗、防火等工作,尤其加强对重点部位的监管;
  4.接待来宾外松内紧、热情招呼,具有高度警惕性,善于鉴别来人意图,要守口如瓶,不能随便乱说;
  5.值班人员密切关注领导活动行踪,遇到紧急情况即能取得联系,须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处,以备应急需要;
  6. 遇到紧急事件,首先要冷静,敢于负责,一方面大胆采取应急措施,以免贻误;另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。
  五.接听值班电话应注意:
  1.礼貌相待:不论打进、接入,应主动通报公司名称、职务、姓名,如对方未通报,应客气询问清楚;
  2.使用语言文明,切忌粗声粗气;
  3.对重要或较长的电话内容,可请对方复述一遍;
  4.对要求打公司领导的电话,首先问清对方的单位名称、职务、姓名,然后婉转回答“请您稍等,我给您找一下”之类的话再处置;
  5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答;
  6. 除紧争情况随时报告外,一般将若干电话内容集中到一起,有条理地予以报告;
  7.加大节假日值班力量,由公司部门主管带班,征求下属中同意后排定值班表,印发各有关部门和人员;
  8.根据需要,可安排公司单身职工多兼值班工作,并给予适当的加班补贴。

怎样制定办公室规章制度

怎样制定办公室规章制度

  要根据办公事务和分工及单位实际制定管理制度,以下仅供参考:
  办公室管理制度
  第一章 总则
  一、 为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。
  二、 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
  三、 切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。
  四、 办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
  第二章 职责范围
  一、 办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
  二、 负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
  三、 负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
  四、 协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
  五、 负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
  六、 收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。
  七、 协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。
  第三章 工作规范
  一、 办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。
  二、 办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
  第四章 办公室事务管理
  一、 文书管理制度
  文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。
  (一) 文件管理制度
  第一条 管理要点
  1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
  2、 文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
  3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。
  4、 根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
  第二条 制度规范
  1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
  2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
  3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。
  4、 凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。
  5、 机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
  6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。
  7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。
  8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。
  9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。
  第三条 文件管理流程设计
  1、 内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
  2、 外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
  3、 借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
  (二) 文书管理制度
  第一条 管理要点
  1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
  2、 文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
  3、 除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。
  4、 根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。
  第二条 制度规范
  1、 根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。
  2、 按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
  3、 行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。
  4、 按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。
  5、 根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。
  6、 办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。
  7、 违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
  第三条 流程设计
  起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
  (三) 档案管理制度
  第一条 管理要点
  1、 为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。
  2、 档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
  3、 根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。
  第二条 制度规范
  1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。
  2、 所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。
  3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。
  4、 各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。
  5、 档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。
  6、 档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。
  第三条 流程设计
  根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退
  二、 办公用品管理制度
  第一条 管理要点
  1、 为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。
  2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。
  3、 办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。
  4、 办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。
  第二条 制度规范
  1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
  2、 办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经部门主管批准。
  3、 根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符。
  4、 各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填。
  5、 任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。
  6、 办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
  7、 办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。
  8、 管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。
  第三条 管理流程设计
  编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放
  编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记
  三、 图书管理制度
  第一条 管理要点
  1、 为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。
  2、 图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行。
  3、 根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅。
  第二条 制度规范
  1、 各部门可根据实际工作需要,申请申购图书。
  2、 按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次。
  3、 对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
  4、 按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处。
  5、 借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿。
  6、 图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事。
  第三条 管理流程设计
  1、 申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记
  2、 借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单
  四、 会议管理制度
  第一条 管理要点
  1、 为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理。
  2、 根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性。
  3、 清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则。
  4、 会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,保证会议实效。
  5、 按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。
  6、 会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作。
  第二条 制度规范
  1、 收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
  2、 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。
  3、 行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴。
  4、 按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
  5、 会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
  第三条 管理流程设计
  会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与,做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理
  五、 清洁卫生管理制度
  第一条 管理要点
  1、 为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺利进行。
  2、 按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准。
  3、 办公室管理人员为第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
  第二条 制度规范
  1、 清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
  2、 按照排班安排,轮流打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作。
  3、 清洁卫生实行卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生,当日值日生按时做好所有的清洁,监督者及时做好相应的督察。
  4、 由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,茶水供应,洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
  5、 值日生在规定时间内做好所有清洁项目,填写《清洁卫生值日表》,监督员认真核实,并填写《清洁卫生监督表》。
  6、 未按要求清洁者,按照规定予以处罚。
  第三条 流程设计
  安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
  六、 日常事务管理
  (一) 接待管理
  第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做具体的要求。
  第二条 以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待。按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范。
  第三条 接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作。
  第四条 流程设计:接待来访人员→询问来意,需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
  (二) 报刊收发整理
  第一条 办公室管理人员按照公司实际需要,订阅报刊,做出计划预算,负责办理订阅的有关手续。
  第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可随意阅览,但不得带出公司或随意撕剪,阅毕放回原位。
  第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。
  第四条 报纸每周更换一次,所有报纸每季度处理一次。
  第五条 流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
  (三) 后勤管理
  第一条 为了认真贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的积极性和主动性,根据实际严格制度。
  第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
  第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
  第四条 根据外出工作人员情况,及时督促其按时填写外出工作时间登记,如实填写时间及外出事由。
  第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计,每两周进行一次考勤汇总统计,月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
  第六条 流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表
  (四) 文化宣传管理
  第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责公司外部的宣传维护工作。
  第二条 根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作。
  第三条 关注国家政策法规,及时记录政策动向,制作简报以供学习。
  第四条 收集与工作有关的学习资料,丰富大家的知识面,附上签阅单进行进度跟踪。
  第五条 流程设计:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
  (五) 其他事务
  第一条 名片制作、收发传真等其他事务。
  第二条 负责公司文书的打印复印工作。
  第三条 负责树木花卉的养护工作。
  第四条 协助其他部门工作,完成上级交代的其他任务。
  附则
  第一条 本制度由行政办公室制定,解释权归办公室。
  第二条 本办法由总经理核准后实施,修改时亦同。

部门日常工作管理制度

部门日常工作管理制度

办公室日常管理制度

第一条 为规范办公区域的管理,创造文明、整洁的办公环境,维护正常的办公秩序,树立良好的企业形象,提高办公效率,利于公司各项工作的开展,特制定本制度。

本制度适用于总公司、各子(分)公司、各管理处办公室。

第二条 员工应严格遵守考勤制度,准时上班按时下班,上下班时间按现有规定执行。

第三条 上班打卡后不得外出吃早点或办私事,如确有需要须向直管领导报备,午休后应准时上班。

第四条 不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。

第五条 员工上班时必须着装整洁、得体,不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束,不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。整体形象符合《基本服务礼仪标准》中的仪容仪表要求。

第六条 办公时间因私会客需和直管领导报备,时间不得超过30分钟;因私打电话必须简短。

第七条 上班时间内办公区不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站;任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。

第八条 上班时间内不得用餐、吃零食;

第九条 个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁;部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁;

第十条 办公室环境要求:环境整洁、摆放有序;随手清洁,及时归位;办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物(鞋、雨伞存放于指定场所);严禁随地吐痰、乱丢纸屑;垃圾桶不超过3/4满。

第十一条 公司办公区域、公用区域严禁吸游烟,吸烟的员工应注意他人的感受,控制吸烟量及避免在女性面前吸烟;冬、夏季开启空调期间,禁止在空调房内抽烟,须到有外窗的洗手间或指定场所进行。

第十二条 工作期间和午休(餐)时间不得饮酒,不得带有酒精状态上班;接待公司客人的除外。

第十三条 下班、或离开办公室30分钟以上的,须关闭不使用的电器、电灯等耗电设备,午餐期间关闭应关闭显示器和电灯;公文、印章、票据、现金及贵重物品等须锁入保险柜或抽屉内,关窗、锁门后方可离开。

第十四条 遵守保密纪律,保存好各种文件及技术资料,不得泄露公司机密。

第十五条 文明用厕,节约用纸,注意保洁。

第十六条 办公区内不得擅自添加办公家俱。

第十七条 爱护公司财产和设备,发现损坏及时向办公室报修,无法修复的应注明原因申请报废;因故意或使用不当损坏公物者,应予以相应赔偿。

第十八条 本制度自发布之日起实施。

以上仅供参考!
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